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ActFax installieren und konfigurieren

Die Installation und Konfiguration von ActFax erfolgt über ein komfortables Setup Programm und kann dadurch auch problemlos von Personen mit weniger umfassendem Computerwissen durchgeführt werden. Über das integrierte Deinstallations-Programm besteht ferner die Möglichkeit, die Software bei Bedarf wieder vollständig vom System zu entfernen. ActFax erkennt und konfiguriert während der Installation alle angeschlossenen Komponenten (z.B. Modems) automatisch; der Fax Server ist daher bereits unmittelbar nach der Installation ohne manuelle Konfiguration einsatzbereit.

Weiterführende Informationen zur Software können ausserdem in der Online Hilfe sowie im Benutzerhandbuch, welches auch im Download Bereich verfügbar ist, gefunden werden. Selbstverständlich können Sie uns bei Problemen oder Fragen auch jederzeit gerne kontaktieren.

Wie kann ich ...

ActFax installieren

ActFax gliedert sich im wesentlichen in zwei Komponenten, den Fax Server und den Fax Client. Der Fax Server wird nur auf einem Rechner im Netzwerk installiert und verwaltet sämtliche Daten und sorgt für den Versand und Empfang von Faxnachrichten. Der Fax Client wird auf allen Rechnern im Netzwerk installiert, auf denen Faxe erstellt werden und abrufbar sein sollen. Teil des Fax Clients ist auch der ActiveFax Drucker, der den Versand von Faxen aus Windows Anwendungen ermöglicht. Das Setup Programm ist sowohl für die Installation des Fax Servers als auch der Fax-Clients das gleiche.

Die Installation von ActFax kann unter den Betriebssystemen Windows 95 / 98 / ME / NT / 2000 / XP / 2003 / Vista / 2008 / 2012 / Windows 7 und Windows 8 (jeweils Server und Workstation Version) durchgeführt werden. Auch wenn Faxe von einem UNIX oder Linux System versendet werden sollen, muss der Fax Server stets auf einem Windows basierten System und nicht direkt unter UNIX oder Linux installiert werden.

Um die Installation von ActFax zu starten, führen Sie das Setup Programm aus dem Download Bereich aus (Datei actfax_setup_ge.exe). Bei der Installation von CD-ROM wird das Setup durch Einlegen der CD automatisch gestartet. Um die Testversion von ActFax zu installieren, geben Sie im Setup als Seriennummer 00000-00000 ein. Die Testversion unterliegt im Funktionsumfang keinen Einschränkungen, am Ende einer Faxseite wird jedoch ein entsprechender Vermerk gedruckt.

Das Setup Programm erkennt während der Installation automatisch alle angeschlossenen Modems und konfiguriert diese. Der Fax Server ist daher unmittelbar nach der Installation einsatzbereit.

Faxe von einem anderen Computer im Netzwerk abfragen

Zur netzwerkweiten Nutzung des Faxdienstes muss auf den jeweiligen Arbeitsplätzen im Netzwerk der Fax Client von ActFax installiert werden. Die Installation erfolgt über das gleiche Setup Programm wie die Installation des Fax Servers, mit dem Unterschied, dass bei der Auswahl der zu installierenden Komponenten nur die Client Software ausgewählt wird. Nach erfolgter Installation des Fax Clients stehen der ActiveFax Drucker für das Senden von Faxen aus Windows Anwendungen und der Fax Client für die Abfrage von versendeten und empfangenen Faxen am jeweiligen PC zur Verfügung.

Beim ersten Start des Fax Clients wird das Netzwerk automatisch nach verfügbaren Fax Servern durchsucht. Wählen Sie den gewünschten Server aus der Liste aus. Da im Normalfall pro Netzwerk ohnehin nur ein Fax Server existiert, wird der gefundene Fax Server bereits als Standard-Auswahl vorgeschlagen.

Faxe von Windows senden

Der Versand von Faxen und Emails aus einem Windows Programm erfolgt auf die gleiche Weise wie das Drucken eines Dokuments. Durch das Setup Programm von ActFax wurde automatisch der ActiveFax Drucker erstellen. Um ein Dokument zu faxen, muss für den Ausdruck nun lediglich dieser ActiveFax Drucker ausgewählt werden. Während des Druckvorgangs wird automatisch ein Dialogfenster zur Eingabe des Empfängers angezeigt. Der Empfänger kann dabei entweder manuell oder über das integrierte Telefonbuch eingeben werden. Es besteht hier auch die Möglichkeit, das Fax an eine Liste mit mehreren Empfängern zu senden. Das Dokument wird danach an den Fax Server übermittelt, wo es in Abhängigkeit von Priorität und gewünschtem Sendezeitpunkt automatisch versendet wird.

Weitere Informationen über den Versand von Faxen, sowie die automatische Übergabe des Empfängers aus einer Anwendung mittels Datenfeldern finden Sie in der Online Hilfe des Fax Servers oder im Benutzerhandbuch, welches auch im Download Bereich verfügbar ist.

Faxe von Unix oder Linux senden

Die Nutzung von ActFax unter Unix und Linux setzt voraus, dass der Fax Server zuvor auf einem Windows basierten System mit TCP/IP Netzwerk installiert wurde. Der Fax Server wird unter Unix/Linux dabei wie ein normaler Netzwerkdrucker über das LPD/LPR Protokoll angesprochen. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, den Fax Server über einen Samba oder NFS Drucker, sowie über ein freigegebenes Verzeichnis oder mittels FTP bzw. TFTP anzusprechen.

Um den LPD/LPR Netzwerkdrucker zu installieren, gehen Sie abhängig vom verwendeten Unix Betriebssystem wie folgt vor:

IBM RS/6000 (AIX)
  • Loggen Sie sich als Benutzer root ein.
  • Starten Sie den Systemadministrator smit.
  • Wählen Sie die Menüoptionen Devices, Printer/Plotter, Manage Remote Printer, Client Services, Remote Printer Queues und Add a Remote Queue.
  • Füllen Sie das Dialogfenster aus. Tragen Sie bei Destination Host den Hostnamen jenes Rechners ein, auf dem der Fax Server installiert wurde. Im Feld Queue Name kann ein beliebiger Name (z.B. "fax") eingetragen werden.
HP-9000 (HP/UX)
  • Loggen Sie sich als Benutzer root ein.
  • Starten Sie den Systemadministrator sam.
  • Wählen Sie die Menüoptionen Printers and Plotters, Actions und Add Remote Printer.
  • Füllen Sie das Dialogfenster aus. Tragen Sie bei Remote Printer Name den Hostnamen jenes Rechners ein, auf dem der Fax Server installiert wurde. Im Feld Queue Name kann ein beliebiger Name (z.B. "fax") eingetragen werden. Aktivieren Sie zusätzlich die Option Remote Printer is on a BSD System.
Andere Unix Derivate (SCO Unix) und Linux
  • Schlagen Sie in diesem Fall in der Unix Dokumentation nach. In der Regel wird ein LPD/LPR Drucker durch einen Eintrag in der Datei /etc/printcap erzeugt. Druckereinträge in /etc/printcap sind nach folgendem Schema aufgebaut:

    druckername:\              fax:\
       :rm=hostname:\             :rm=192.168.0.1:\
       :rp=queuename:             :rp=fax:

Bei einigen Unix Derivaten (beispielsweise SCO-Unix) kann es zusätzlich erforderlich sein, dass das LPD/LPR Protokoll zuvor aktivieren werden muss. Im Falle von SCO-Unix kann dies beispielsweise über das Unix Kommando "mkdev rlp" durchgeführt werden.

Nachdem der Netzwerkdrucker unter Unix konfiguriert wurde, können über das Unix Kommando "lp" Druckaufträge an den Fax Server gesendet werden. Um einen Druckauftrag mit "lp" zu erstellen, verwenden Sie beispielsweise eines der folgenden Unix Kommandos:

  • lp -ddruckername dateiname
  • cat dateiname | lp -ddruckername

Über das Unix Kommando "lpstat -t" bzw. "lpstat -odruckername" kann der aktuelle Status des Druckers abgefragt werden.

ActFax interpretiert automatisch die Druckersteuerzeichen von HP-LaserJet (PCL), Epson-LQ und optional Postscript und PDF (erfordert die Zusatz-Software Ghostscript am Fax Server), wodurch die Formatierung der Druckaufträge erhalten bleibt.

Weitere Informationen über die automatische Definition des Empfängers einer Faxnachricht finden Sie weiter unten in diesem Abschnitt und in der Online Hilfe des Fax Servers bzw. im Benutzerhandbuch, welches auch im Download Bereich verfügbar ist.

Emails senden

Der Versand von Emails erfolgt auf die gleiche Weise wie der Versand von Faxnachrichten, mit dem Unterschied, dass als Empfänger keine Faxnummer, sondern eine Email Adresse angegeben wird. Die Email wird dabei entweder als Text-Email versendet oder das Dokument wird als PDF, Tiff oder GIF Datei als Dateianhang gesendet.

Die Konfiguration des Email Dienstes am Fax Server beschränkt sich in der Regel auf die Konfiguration der Adresse des Mail Servers (SMTP Servers). Falls erforderlich kann auch eine Wählverbindung zum Internet mittels RAS für den Verbindungsaufbau zum Mail Server verwendet werden.

Empfänger eines Faxes automatisch aus einer Anwendung übergeben

ActFax bietet über sogenannte Datenfelder eine einfache Möglichkeit, jede Art von Information (z.B. Faxnummer, Betreff, Priorität, usw.) bereits innerhalb einer Anwendung zu definieren. Auf diese Weise kann der vollautomatische Versand von Faxen und Emails auf einfache Weise realisiert werden.

Unter Windows werden Datenfelder in der Regel direkt im Dokument eingefügt oder als Teil des Dokument-Namens übergeben. Unter Unix und Linux können Datenfelder - ähnlich wie Druckersteuerzeichen - ebenfalls direkt im Dokument angegeben werden. Die Kenntnis komplizierter Programmiertechniken, wie beispielsweise DDE oder OLE ist in diesem Fall nicht erforderlich, da Datenfelder ein normaler Bestandteil des Dokuments sind und vom Fax Server automatisch aus dem Dokument herausgefiltert und interpretiert werden.

Um beispielsweise die Faxnummer des Empfängers zu definieren, muss lediglich das Datenfeld mit der Nummer 211 verwendet werden. Für die Übermittelung des Betreffs wäre entsprechend das Datenfeld mit der Nummer 307 zu verwenden. Um ein Dokument beispielsweise an die Faxnummer +49 123 456 789 zu senden und als Betreff Bestellung Nummer 1234 zu übergeben, fügen Sie die folgenden beiden Datenfelder an einer beliebigen Stelle im Dokument ein:

  • @F211 +49 123 456 789@
  • @F307 Bestellung Nummer 1234@

Bei der Verwendung von Datenfeldern unter Windows ist ausserdem darauf zu achten, dass die Datenfelder in der Schriftart "ActiveFax" formatiert werden, da diese sonst vom Fax Server nicht erkannt und interpretiert werden. Bei Druckaufträgen welche nicht über den Windows Druckertreiber erstellen werden (z.B. aus Unix oder Linux), ist keine spezielle Formatierung für Datenfelder erforderlich.

Detailierte Informationen zur Einbindung von Datenfeldern, sowie eine komplette Liste aller Datenfelder finden Sie auch in der Online Hilfe und im Benutzerhandbuch, welches auch im Download Bereich verfügbar ist.

Als weitere Hilfe ist am Fax Server in der Datei activefax\server\beispiel.doc ein Beispiel für die Verwendung von Datenfeldern unter Windows enthalten (Winword Datei). In der Datei activefax\server\muster.txt finden Sie ein Beispiel für die Verwendung von Datenfeldern und HP-Laserjet (PCL) Druckersteuerzeichen für Dokumente, welche nicht direkt über Windows erstellt werden (z.B. Unix oder Linux).

Weiterführende Links
Wußten Sie, dass ...
  • durch die Verwendung von Datenfeldern Faxe vollautomatisch aus einer Anwendung versendet werden können?
  • die Anzahl der Modems (Fax Leitungen) in ActFax nicht limitiert ist?
  • ActFax Faxnachrichten nach einem bestimmten Zeitraum automatisch in das Archiv verschiebt?